8 Kemahiran Yang Perlu Ada Dalam Resume Untuk Jawatan Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir yang mahir dalam tugasnya sangat penting dalam sesebuah syarikat kerana mereka dapat membantu orang lain untuk berjaya dalam tugasan masing-masing. Melalui latihan yang berterusan menjadikan seorang Pembantu Tadbir sangat cemerlang dalam bidangnya iaitu pengurusan pentadbiran.

Jika anda mahu menjadi seorang Pembantu Tadbir yang dicari oleh majikan diluar sana, anda mesti lengkapkan resume anda dengan memasukkan 8 kemahiran ini ke dalam resume.

Apakah Kemahiran Pembantu Tadbir?

Kemahiran pembantu tadbir adalah seperti :

• Mengatur dan mengurus tempat kerja dengan baik.
• Menyokong dan membantu hal pentadbiran,
• Berkomunikasi bagi pihak eksekutif,
• Menjadualkan mesyuarat.
• Menyediakan laporan bulanan syarikat

Mereka sering bekerjasama dengan eksekutif, pengurus, dan rakan sekerja lain untuk memberikan maklumat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan masing-masing.

Kemahiran Pembantu Tadbir

Kemahiran pembantu tadbir mungkin berbeza-beza bergantung pada industri. Namun ada beberapa kemahiran yang perlu diperkembangkan seperti :

• Komunikasi secara bertulis
• Komunikasi secaralisan
• Organisasi
• Pengurusan masa
• Perincian
• Penyelesaian masalah
• Teknologi
• Berdikari

1. Komunikasi secara bertulis

Komunikasi adalah kemahiran yang sangat diperlukan dalam hampir semua bidang pekerjaan. Kemahiran ini merangkumi segalanya bermula dari menyusun emel hingga menulis catatan di media sosial untuk sebuah syarikat.

Kemahiran komunikasi secara bertulis yang baik dapat meningkatkan kualiti dokumen dan sangat berguna apabila anda perlu merangka surat, dokumen, ucapan atau memo untuk seorang eksekutif.

Contoh kemahiran komunikasi bertulis adalah merangkumi tatabahasa dan nada profesional yang betul semasa menulis emel dan menyampaikan mesej keseluruh syarikat dengan menggunakan format yang berbeza.

2. Komunikasi secara lisan

Pembantu tadbir menyokong seluruh tempat kerja dan semestinya dapat berkomunikasi dengan rakan sekerja dan pengurus syarikat. Kemahiran ini sangat berguna ketika melakukan perbualan di telefon atau secara peribadi, di dalam mesyuarat dan ketika bercakap dengan pelanggan.

Contoh kemahiran komunikasi lisan adalah merangkumi mendengar dan memberi respons dengan tepat dan menggunakan nada yang betul untuk situasi tersebut.

3. Organisasi

Sesuatu organisasi sangat penting di tempat kerja, terutamanya yang bekerja di pejabat. Pada masa yang sama, pembantu tadbir menguruskan banyak tugas dan maklumat untuk organisasi tersebut.

Kebanyakan pembantu tadbir juga mengendalikan sistem pengurusan fail, baik secara fizikal atau komputer dan harus mahir menyimpan dan mengambil fail.

Contoh kemahiran organisasi adalah merangkumi perancangan, perwakilan dan pengurusan pejabat.

4. Pengurusan masa

Pengurusan masa adalah kemampuan untuk menepati masa dan menjadualkan waktu sehingga dapat menyelesaikan semua tugas yang diberikan. Pembantu tadbir biasanya mempunyai senarai tugas yang harus dilakukan dan dapat menguruskan masa mereka dengan berkesan untuk menyelesaikan tugas mereka mengikut waktu yang ditetapkan.

Mereka ini mempunyai kemahiran pengurusan masa yang sangat tepat pada waktunya, memenuhi kehendak ‘deadlines’, menyesuaikan semula keutamaan apabila timbulnya masalah yang tidak dijangka dan merancang hari untuk produktiviti.

5. Perincian

Dengan perhatian yang terperinci, anda dapat melihat tandatangan yang kosong, menyelesaikan tugas kerja tepat pada waktunya dan menulis emel profesional tanpa kesalahan ejaan.

Komunikasi pejabat kadangkala sensitif, memerlukan perhatian yang mendalam terhadap alamat dan maklumat emel. Semasa menyelesaikan tugas memasukkan data, pembantu tadbir juga sentiasa dapat menyampaikan maklumat yang betul dan tepat. Pembantu tadbir dapat memperhatikan dengan terperinci dalam mengkaji dokumen, menyerahkan laporan dan menyelesaikan tugas harian.

6. Penyelesaian masalah

Apabila jadual berubah atau cabaran baru muncul, kemampuan untuk menyelesaikan masalah sangat penting. Pembantu pentadbiran yang sibuk kemungkinan akan menghadapi halangan yang tidak dijangka. Sekiranya mereka dapat berfikir dengan cepat, fleksibel dan berfikir secara kreatif, mereka dapat menyelesaikan masalah dengan mudah.

Seorang penyelesai masalah yang baik juga sangat terbuka untuk meminta pertolongan dan bekerjasama dengan staf yang lain untuk mengatasi cabaran tersebut. Perbincangan, kompromi dan daya tahan adalah bahagian penyelesaian masalah yang sangat beernilai pada syarikat.

7. Teknologi

Melakukan sebahagian besar pekerjaan di komputer mungkin memerlukan pengalaman dan kemahiran yang berkaitan dengan teknologi. Pembantu tadbir perlu mahir menggunakan program daripada perisian Microsoft Office atau yang berkaitan seperti word processor, spreadsheets dan tools untuk mencipta penerbitan.

Selain itu, mereka mungkin perlu menghantar faks, mengimbas dokumen atau memasukkan data ke dalam sistem pengurusan hubungan pelanggan. Kebolehan menggunakan browser, perisian dan sistem operasi akan membantu anda berjaya di tempat kerja sebagai pembantu tadbir.

8. Berdikari

Kemahiran ini juga dikenali sebagai kemampuan untuk bekerja secara autonomi. Anda dapat memproses maklumat, mengikut arahan dan menyelesaikan tugas dengan pengawasan minimum. Pembantu tadbir mungkin satu-satunya pekerja yang menyokong orang lain ditempat kerja, jadi dengan berdikari dapat menolong mereka melaksanakan tugas dengan betul dan baik.

Kata Kunci Dan Frasa

Dengan hanya menggunakan beberapa kata kunci dan frasa, anda akan dapat menonjolkan kemahiran pembantu tadbir yang sangat berharga pada resume anda.

Kemahiran Pembantu Tadbir Di Bahagian Kemahiran

Anda mungkin ingin memasukkan bahagian kemahiran yang merangkumi pelbagai kemahiran seperti ‘Hard Skill’ atau ‘Soft Skill’.

Pastikan anda sertakan maklumat sijil, kelas khusus kemahiran dan teknologi yang telah pelajari dan ikuti.

Masukkan kata kunci yang sesuai dengan kemahiran anda dan letakkan di bahagian kemahiran.

Kemahiran teknikal :

• Microsoft word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• Salesforce
• WordPress
• Search engine optimization

Kemahiran tambahan :

• Pengurusan dokumen / Filling
• Penyelesaian masalah
• Komunikasi secara bertulis
• Kemahuan untuk belajar

Kemahiran Pembantu Tadbir Di Bahagian Pengalaman Kerja

Pada bahagian ini, anda boleh melihat pengalaman anda sebagai seorang pembantu tadbir yang mahir.

Senaraikan semua pengalaman kerja anda yang mempunyai kaitan dengan jawatan pembantu tadbir fokus pada pengalaman 5 hingga 10 tahun terakhir dan masukkan pengalaman kerja yang berkaitan sahaja.

Letakkan nama majikan, jenis pekerjaan, tahun pekerjaan dan pencapaian anda yang paling bagus sekali.

Contoh bahagian pengalaman kerja :

Pejabat Perubatan Tasik Utara
Penyambut Tetamu : Ogos 2018 – Oktober 2019

• Menjawab telefon dan memberi salam kepada pesakit dan pelawat yang masuk untuk berurusan.
• Membuat pelarasan dengan kakitangan pejabat dan urus jadual temujanji pesakit.
• Menyusun dan memfailkan rekod perubatan dengan terperinci.

Dengan memasukkan 8 kemahiran ini menjadikan diri anda lebih menonjol berbanding calon yang lain kerana anda mempunyai kemahiran yang dicari oleh majikan.

Semoga anda mendapat manfaat daripada perkongsian ini.