Notis Penamatan Kontrak Secara Email & Surat Rasmi. Ini Contoh Untuk Kegunaan HR

Dalam dunia pekerjaan, penamatan kontrak kerja adalah situasi yang tidak dapat dielakkan. Proses ini perlu dilakukan dengan penuh tanggungjawab dan beretika, terutama oleh bahagian Sumber Manusia (HR) yang mengendalikan pemakluman penamatan kepada pekerja. Notis penamatan kontrak boleh diberikan melalui email untuk kelancaran penyampaian serta surat rasmi sebagai dokumentasi. Artikel ini menyediakan panduan lengkap tentang cara penulisan dan contoh notis penamatan kontrak untuk kegunaan HR.

Kepentingan Menggunakan Email dan Surat Rasmi dalam Notis Penamatan Kontrak

Email dan surat rasmi masing-masing mempunyai kepentingan dalam penyampaian notis penamatan kontrak:

1. Email: Lebih cepat sampai kepada pekerja dan sesuai untuk menyampaikan maklumat awal penamatan. Ia memberi ruang kepada pekerja untuk memahami situasi sebelum menerima surat rasmi.
2. Surat Rasmi: Sesuai untuk situasi formal yang memerlukan dokumentasi yang jelas dan profesional. Surat rasmi juga penting sebagai rekod yang sah untuk tujuan arkib syarikat.

Struktur dan Etika Penulisan Notis Penamatan Kontrak

Setiap notis penamatan kontrak perlu memenuhi beberapa elemen asas:

• Subjek atau Tajuk: Nyatakan tujuan surat atau email dengan jelas.
• Tarikh Penamatan: Maklumkan tarikh akhir perkhidmatan pekerja.
• Alasan Penamatan: Terangkan sebab penamatan secara profesional dan ringkas.
• Hak dan Manfaat Pekerja: Nyatakan hak pekerja selepas penamatan, seperti pembayaran akhir atau manfaat lain.
• Maklumat Hubungan: Sertakan butiran untuk sebarang pertanyaan lanjut.

Pastikan nada penulisan bersifat sopan dan berempati agar mesej diterima dengan baik oleh pekerja.

Contoh Notis Penamatan Kontrak Melalui Email

Subjek: Notis Penamatan Kontrak Kerja – [Nama Pekerja]

Kepada [Nama Pekerja],

Saya ingin memaklumkan bahawa syarikat telah membuat keputusan untuk menamatkan kontrak perkhidmatan anda sebagai [Jawatan] berkuatkuasa mulai [Tarikh Penamatan]. Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan beberapa faktor yang berkaitan dengan [prestasi/keperluan syarikat].

Perincian Penamatan Kontrak:

• Tarikh Penamatan: [Tarikh Penamatan]
• Hak dan Manfaat: Anda berhak kepada faedah tertakluk dalam kontrak kerja termasuk pampasan akhir dan cuti tahunan, jika ada.

Sekiranya anda memerlukan penjelasan lanjut, sila hubungi [Nama HR/No Telefon/Email HR].

Kami mengucapkan terima kasih atas sumbangan anda sepanjang tempoh bekerja dan mendoakan kejayaan pada masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

[Nama Pengurus HR]
Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]

Contoh Notis Penamatan Kontrak Secara Surat Rasmi

[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Poskod & Bandar]
[Tarikh]

Kepada,
[Nama Pekerja]
[Alamat Pekerja]

Rujukan: Notis Penamatan Kontrak Kerja

Tuan/Puan,

Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan bahawa pihak syarikat telah mengambil keputusan untuk menamatkan kontrak perkhidmatan anda sebagai [Jawatan] dengan berkuat kuasa pada [Tarikh Penamatan].

Alasan Penamatan:
[Nyatakan alasan penamatan seperti penyusunan semula atau prestasi kerja.]

Perincian Penamatan Kontrak:

• Tarikh Akhir Perkhidmatan: [Tarikh Penamatan]
• Hak dan Faedah Anda: Anda berhak menerima pembayaran akhir dan manfaat lain mengikut kontrak kerja yang telah ditetapkan.

Kami ingin mengucapkan terima kasih atas sumbangan anda dan mendoakan kejayaan di masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
[Nama Pengurus HR]
Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]

Aspek Perundangan yang Perlu Dipatuhi oleh HR

Sebelum mengeluarkan notis penamatan, pastikan semua aspek perundangan dan kontrak dipatuhi:

1. Notis Awal: Berikan notis dalam tempoh yang telah dipersetujui dalam kontrak.
2. Pampasan: Sediakan sebarang pampasan atau pembayaran akhir yang tertunggak mengikut syarat kontrak.
3. Dokumentasi: Simpan rekod notis dan salinan kontrak untuk mengelakkan isu perundangan.

Tips Mengendalikan Situasi Penamatan Kontrak dengan Empati

1. Sampaikan Notis dengan Hormat: Sebaiknya maklumkan penamatan ini secara bersemuka jika boleh sebelum menghantar email atau surat rasmi.
2. Beri Penjelasan yang Jelas: Terangkan sebab penamatan dan beri ruang untuk pekerja bertanya atau memahami keputusan ini.
3. Nyatakan Sokongan: Berikan maklumat sekiranya ada sokongan seperti rujukan kerja atau bantuan lain yang syarikat boleh sediakan.

FAQ Mengenai Notis Penamatan Kontrak

1. Apakah hak pekerja selepas menerima notis penamatan?
Pekerja berhak untuk menerima sebarang bayaran akhir, cuti tahunan yang tidak digunakan, dan manfaat yang disebut dalam kontrak kerja.

2. Bolehkah pekerja memohon lanjutan kontrak?
Ia bergantung pada dasar syarikat. Walau bagaimanapun, pekerja boleh menyuarakan hasrat untuk lanjutan kontrak kepada HR.

3. Adakah penamatan ini boleh dicabar?
Jika penamatan kontrak dirasakan tidak adil, pekerja boleh merujuk kepada undang-undang buruh untuk nasihat lanjut.

Kesimpulan

Penamatan kontrak kerja adalah proses yang perlu dilakukan dengan penuh profesionalisme dan empati oleh HR. Penggunaan email dan surat rasmi sebagai saluran notis memastikan maklumat disampaikan dengan jelas, cepat, dan teratur. Dengan panduan dan contoh yang diberikan, HR dapat menyusun notis penamatan kontrak dengan lebih baik sambil mengekalkan hubungan yang positif antara syarikat dan pekerja.