Surat tunjuk sebab atau show cause letter adalah dokumen rasmi yang ditulis oleh pekerja kepada majikan untuk memberikan penjelasan mengenai tindakan atau kesalahan yang dilakukan. Surat ini sangat penting kerana ia dapat membantu pekerja memperjelaskan situasi dan menunjukkan kesungguhan untuk memperbaiki diri, selain mengelakkan daripada dikenakan tindakan disiplin yang lebih berat.
Dalam artikel ini, kita akan membincangkan kepentingan surat tunjuk sebab, langkah menulisnya, beberapa contoh berdasarkan situasi tertentu, dan tips untuk memastikan surat ini ditulis dengan profesional.
Apa Itu Surat Tunjuk Sebab?
Isi Kandungan
Surat tunjuk sebab digunakan untuk menjelaskan sebab-sebab tertentu seperti ketidakhadiran, prestasi kerja yang kurang memuaskan, atau pelanggaran disiplin di tempat kerja. Majikan biasanya meminta surat ini untuk menilai sama ada alasan yang diberikan adalah munasabah dan untuk memahami sama ada tindakan susulan perlu diambil.
Situasi-Situasi yang Memerlukan Surat Tunjuk Sebab
Antara situasi yang biasa memerlukan surat tunjuk sebab adalah:
- Ketidakhadiran tanpa notis: Pekerja tidak hadir bekerja tanpa memaklumkan majikan lebih awal.
- Lewat hadir ke tempat kerja: Kekerapan datang lambat boleh menjejaskan reputasi pekerja dan organisasi.
- Prestasi kerja yang tidak memuaskan: Apabila pekerja gagal mencapai tahap prestasi yang diharapkan oleh majikan.
- Kesalahan disiplin: Pelanggaran dasar dan polisi syarikat, seperti penggunaan internet untuk tujuan peribadi yang berlebihan.
Cara Menulis Surat Tunjuk Sebab yang Baik
Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk menulis surat tunjuk sebab:
- Butiran Diri dan Penerima Surat:
- Mulakan dengan nama penuh, jawatan, nombor kad pengenalan, dan maklumat bahagian atau jabatan.
- Alamatkan surat kepada majikan atau pengurus yang meminta penjelasan.
- Tajuk Surat:
- Gunakan tajuk yang ringkas dan jelas, seperti “Surat Tunjuk Sebab Ketidakhadiran Tanpa Notis pada [Tarikh Ketidakhadiran]”.
- Penerangan Mengenai Situasi:
- Jelaskan situasi sebenar yang menyebabkan ketidakhadiran atau tindakan yang dilakukan. Nyatakan dengan jelas tetapi ringkas.
- Sebab dan Alasan:
- Berikan alasan yang munasabah dan jujur. Pastikan alasan yang diberikan relevan dan logik, seperti masalah kesihatan, urusan kecemasan, atau gangguan lain yang menghalang daripada memaklumkan lebih awal.
- Janji dan Langkah Penambahbaikan:
- Tunjukkan kesungguhan untuk memperbaiki diri dan pastikan kejadian yang sama tidak berulang pada masa akan datang. Beri komitmen untuk menjaga disiplin di tempat kerja.
- Penutup Surat:
- Akhiri dengan nada yang sopan dan berharap agar penjelasan tersebut diterima. Ucapkan terima kasih kepada majikan kerana memberi peluang untuk memberikan penjelasan.
Contoh Surat Tunjuk Sebab Berdasarkan Situasi
1. Contoh Surat Tunjuk Sebab Ketidakhadiran Tanpa Notis
Nama Penuh Pekerja
No. Kad Pengenalan: [No. Kad Pengenalan]
Jawatan: [Jawatan Anda]
Bahagian: [Bahagian Anda]
Nama Syarikat: [Nama Syarikat]
Tarikh: [Tarikh Surat]
Pengurus
[Nama Pengurus]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
Per: Surat Tunjuk Sebab Ketidakhadiran Tanpa Notis pada [Tarikh Ketidakhadiran]
Merujuk kepada perkara di atas, saya, [Nama Pekerja], ingin memberikan penjelasan mengenai ketidakhadiran saya pada tarikh tersebut.
Saya tidak hadir bekerja pada [Tarikh Ketidakhadiran] kerana [sebab ketidakhadiran, contohnya: keadaan kesihatan yang mendadak]. Keadaan ini berlaku tanpa dijangka, dan saya tidak berkesempatan untuk memaklumkan kepada pihak pengurusan kerana [sebab tidak dapat memberi notis, contohnya: ketiadaan capaian telefon].
Saya ingin memohon maaf atas ketidakhadiran tersebut dan memberi jaminan bahawa saya akan lebih berhati-hati di masa akan datang.
Yang benar,
[Tandatangan Pekerja]
Nama Pekerja
2. Contoh Surat Tunjuk Sebab Prestasi Kerja yang Tidak Memuaskan
Nama Penuh Pekerja
No. Kad Pengenalan: [No. Kad Pengenalan]
Jawatan: [Jawatan Anda]
Bahagian: [Bahagian Anda]
Nama Syarikat: [Nama Syarikat]
Tarikh: [Tarikh Surat]
Pengurus
[Nama Pengurus]
[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
Per: Surat Tunjuk Sebab Prestasi Kerja Tidak Memuaskan
Merujuk kepada perkara di atas, saya, [Nama Pekerja], ingin memohon maaf atas prestasi kerja yang kurang memuaskan seperti yang dinyatakan dalam laporan penilaian.
Saya menyedari prestasi saya tidak menepati sasaran yang ditetapkan. Keadaan ini berpunca daripada [nyatakan punca sebenar seperti gangguan kesihatan atau masalah peribadi]. Saya komited untuk meningkatkan kualiti kerja dan akan berusaha memperbaiki prestasi saya dalam tempoh terdekat.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan Pekerja]
Nama Pekerja
Tips Menulis Surat Tunjuk Sebab yang Profesional dan Meyakinkan
- Gunakan Bahasa Formal: Pastikan surat menggunakan bahasa formal dan nada yang sopan.
- Berikan Alasan yang Tepat dan Jujur: Jangan mencipta alasan yang sukar dipercayai. Kejujuran adalah kunci untuk menunjukkan integriti.
- Tunjukkan Rasa Bertanggungjawab: Tunjukkan bahawa anda mengambil berat tentang kesalahan yang dilakukan dan bersedia untuk memperbaiki diri.
- Elakkan Nada Defensif atau Menyalahkan Pihak Lain: Surat tunjuk sebab bertujuan untuk mengakui kesalahan dan memberi penjelasan, bukan untuk mempertahankan diri atau menyalahkan orang lain.
Kesalahan Umum dalam Surat Tunjuk Sebab yang Perlu Dielakkan
- Mengemukakan Alasan yang Tidak Relevan: Pastikan alasan yang diberi adalah relevan dengan situasi.
- Nada Kasar atau Defensif: Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau defensif.
- Melebih-lebihkan atau Merendah-rendahkan Situasi: Alasan yang terlalu besar atau kecil dari keadaan sebenar boleh memberi tanggapan negatif.
Kesimpulan
Menulis surat tunjuk sebab memerlukan pendekatan yang profesional dan jujur. Ia bukan sahaja berfungsi sebagai penjelasan, tetapi juga menunjukkan sikap dan kesungguhan untuk memperbaiki kesalahan. Pastikan surat ini disusun dengan baik dan jelas untuk membantu majikan memahami alasan di sebalik tindakan anda.
Diharapkan contoh dan panduan ini membantu pembaca yang perlu menulis surat tunjuk sebab yang baik dan profesional
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.