Memaklumkan temujanji klinik atau hospital kepada pihak HR adalah penting untuk memastikan kelancaran tugas anda di tempat kerja. Prosedur ini menunjukkan sikap profesional dan memudahkan pengurusan jadual kerja anda. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap, termasuk contoh mesej WhatsApp, format surat rasmi, serta dokumen yang perlu disediakan.
Kenapa Perlu Maklumkan HR?
Isi Kandungan
- Mengelakkan Gangguan Kerja
- HR dapat membuat perancangan sementara untuk tugasan anda.
- Mematuhi Polisi Syarikat
- Kebanyakan syarikat memerlukan pemberitahuan rasmi bagi tujuan rekod.
- Mewujudkan Komunikasi yang Jelas
- Mengelakkan salah faham mengenai kehadiran anda di tempat kerja.
Cara Maklumkan Melalui WhatsApp
Jika anda memilih untuk menggunakan WhatsApp, pastikan mesej anda jelas dan sopan.
Contoh Mesej WhatsApp
Subjek: Makluman Temujanji Klinik/Hospital
Salam sejahtera,
Saya ingin memaklumkan bahawa saya ada temujanji di [nama klinik/hospital] pada [tarikh], jam [masa]. Saya mohon kebenaran untuk meninggalkan pejabat sementara bagi menghadiri temujanji ini.
Surat temujanji telah saya lampirkan untuk rujukan HR. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama pihak HR.
Salam hormat,
[Nama Penuh]
Tips:
- Lampirkan gambar surat temujanji sebagai bukti.
- Hantar mesej sehari sebelum tarikh temujanji untuk memastikan HR bersedia.
Cara Maklumkan Melalui Surat Rasmi
Untuk komunikasi yang lebih formal, gunakan surat rasmi.
Format Surat Rasmi
[Nama Penuh]
[Nombor Kad Pengenalan]
[Jabatan/Unit]
[Tarikh]
Kepada,
Pengurus Sumber Manusia
[Nama Syarikat]
Subjek: Permohonan Kebenaran Hadir Temujanji Klinik/Hospital
Isi Kandungan Surat:
Dengan segala hormatnya, saya merujuk kepada perkara di atas. Saya ingin memohon kebenaran untuk meninggalkan pejabat pada [tarikh] bermula jam [masa] kerana perlu menghadiri temujanji di [nama klinik/hospital].
Saya telah melampirkan surat temujanji sebagai dokumen sokongan. Saya berjanji akan memastikan semua tugasan kerja yang tertangguh diselesaikan sebelum atau selepas temujanji ini.
Sekian, terima kasih atas perhatian dan pertimbangan pihak tuan/puan.
Yang benar,
[Tandatangan]
[Nama Penuh]
Tips:
- Cetak surat dalam format yang bersih dan mudah dibaca.
- Serahkan surat secara peribadi atau melalui e-mel kepada HR.
Dokumen Sokongan Yang Perlu Disediakan
Berikut adalah dokumen yang perlu disertakan bersama mesej WhatsApp atau surat rasmi:
- Surat Janji Temu
- Surat rasmi daripada klinik atau hospital yang mengesahkan tarikh dan masa temujanji.
- Kad Rawatan Kesihatan/Appointment Card (jika ada).
- Slip Cuti
- Jika perlu memohon cuti separuh hari atau sehari penuh.
Tips Tambahan
- Maklumkan Lebih Awal
- Berikan notis sekurang-kurangnya sehari sebelum untuk membolehkan HR membuat persediaan.
- Selesaikan Tugasan Kerja
- Pastikan semua tugas yang tertangguh diselesaikan sebelum temujanji.
- Berikan Kemas Kini
- Selepas temujanji, maklumkan kepada HR jika anda telah kembali ke pejabat atau memerlukan rehat tambahan.
Kesimpulan
Memaklumkan temujanji klinik atau hospital kepada HR adalah langkah kecil yang memberi impak besar kepada urusan kerja anda. Sama ada menggunakan WhatsApp atau surat rasmi, pastikan maklumat yang disampaikan lengkap, jelas, dan profesional. Dengan komunikasi yang baik, anda dapat menjaga hubungan kerja dan tanggungjawab anda dengan lebih efisien.
Semoga panduan ini membantu anda membuat makluman dengan mudah dan teratur! 😊
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.