Bagaimana Cara Claim Minyak Motor/Kereta, Duit Makan Minum Bagi Runner Syarikat. Ini Contoh Borang Claim

Bagi mereka yang bekerja sebagai runner syarikat, tuntutan kos perjalanan seperti minyak motor atau kereta, serta duit makan minum semasa bekerja adalah satu keperluan. Ini membantu pekerja mengelakkan bebanan kewangan semasa menjalankan tugas luar. Artikel ini akan memberikan panduan terperinci tentang cara-cara untuk membuat tuntutan serta contoh borang tuntutan yang boleh dijadikan panduan.

1. Kenali Polisi Tuntutan Syarikat Anda

Sebelum memulakan sebarang tuntutan, adalah penting untuk memahami polisi tuntutan syarikat. Setiap syarikat mempunyai peraturan dan kelayakan tersendiri bagi tuntutan perbelanjaan. Anda boleh mendapatkan maklumat ini daripada jabatan sumber manusia (HR) atau penyelia.

Beberapa perkara yang perlu diteliti dalam polisi tuntutan:

• Had maksimum tuntutan per kilometer (km) untuk minyak kenderaan.
• Jumlah maksimum untuk makan minum per hari atau per hidangan.
• Keperluan dokumen seperti resit, log perjalanan, dan bukti tuntutan lain.

2. Rekod Perjalanan dan Simpan Resit Secara Teratur

Setiap kali anda melakukan tugasan luar, pastikan anda menyimpan semua bukti yang diperlukan untuk membuat tuntutan. Berikut adalah beberapa perkara penting yang perlu anda simpan:

• Resit Minyak: Simpan resit minyak setiap kali mengisi, pastikan ia menunjukkan tarikh dan jumlah pembayaran.
• Resit Makan Minum: Simpan resit makan minum yang berkaitan dengan tugasan syarikat. Kebanyakan syarikat mempunyai had tertentu untuk perbelanjaan makan minum.
• Catatan Log Perjalanan: Rekod perjalanan dengan jelas termasuk tarikh, masa, destinasi, dan jarak perjalanan (km). Ini akan memudahkan syarikat memeriksa perjalanan anda.

Contoh log perjalanan:

Tarikh	Masa	Destinasi	Jarak (KM)	Keterangan
01/11/2024	09:00	Kuala Lumpur	20 KM	Penghantaran dokumen
02/11/2024	11:00	Shah Alam	35 KM	Pengambilan barang

3. Cara Mengisi Borang Tuntutan

Setelah semua dokumen lengkap, langkah seterusnya adalah mengisi borang tuntutan yang disediakan oleh syarikat. Berikut adalah panduan ringkas untuk mengisi borang tuntutan:

• Maklumat Peribadi: Isikan nama penuh, nombor pekerja, dan jabatan anda.
• Butiran Tuntutan: Nyatakan tarikh perjalanan, tujuan perjalanan, jumlah perbelanjaan minyak, makan minum, dan jumlah keseluruhan.
• Bukti Tuntutan: Sertakan semua resit asal, log perjalanan, dan sebarang dokumen tambahan jika diminta.

Contoh Borang Tuntutan Minyak dan Makan Minum:

Nama Pekerja	Nombor Pekerja	Jabatan
[Nama Anda]	[Nombor Anda]	[Jabatan Anda]

Tarikh	Tujuan Perjalanan	Jarak (KM)	Kos Minyak (RM)	Kos Makan (RM)	Jumlah Tuntutan (RM)
01/11/2024	Kuala Lumpur	20 KM	RM20	RM15	RM35
02/11/2024	Shah Alam	35 KM	RM30	RM10	RM40

Jumlah Keseluruhan Tuntutan: RM75

Setelah mengisi borang, sertakan log perjalanan dan resit asal. Pastikan semua maklumat adalah tepat untuk mengelakkan penolakan tuntutan.

4. Serahkan Borang dan Dokumen ke Jabatan Kewangan atau HR

Setelah borang tuntutan lengkap, serahkan borang bersama semua dokumen sokongan ke jabatan kewangan atau HR. Pastikan anda mendapat pengesahan penerimaan, sama ada melalui e-mel atau salinan yang ditandatangani. Langkah ini penting untuk mengelakkan sebarang kekeliruan atau kehilangan dokumen.

5. Pantau Status Tuntutan

Setelah menyerahkan borang, pantau status tuntutan anda dengan jabatan kewangan atau HR untuk memastikan proses berjalan lancar. Tanyakan tempoh pemprosesan biasa dan langkah yang perlu diambil jika terdapat sebarang kelewatan.

6. Tips Tambahan untuk Tuntutan yang Berkesan

• Simpan Resit dalam Fail Khas: Resit yang disimpan dengan baik memudahkan proses tuntutan. Anda juga boleh mengambil gambar resit untuk rujukan sekiranya resit fizikal hilang.
• Gunakan Aplikasi untuk Rekod Perjalanan: Terdapat aplikasi yang boleh membantu anda mencatat perjalanan dan simpan resit secara digital, seperti Google Sheets atau aplikasi pengurusan perbelanjaan.
• Sentiasa Semak Polisi Terkini: Polisi syarikat mungkin berubah, jadi sentiasa periksa kemas kini terbaru dari HR atau penyelia anda.

Kesimpulan

Membuat tuntutan perbelanjaan seperti minyak dan makan minum adalah penting bagi pekerja lapangan atau runner syarikat untuk mengurangkan beban kos semasa bekerja. Dengan mengikuti panduan dan contoh borang tuntutan yang disediakan, anda dapat memastikan proses tuntutan berjalan lancar dan cepat diluluskan. Semoga panduan ini membantu anda mendapatkan bayaran balik dengan mudah.