Template Surat Lantikan Kerja. Apa Perkara Penting Yang HR Perlu Masukkan?

Surat lantikan kerja adalah dokumen penting yang mengesahkan tawaran pekerjaan, menjelaskan peranan, tanggungjawab, dan syarat kerja kepada calon yang berjaya. Ia bukan sekadar formaliti; surat lantikan menetapkan jangkaan, melindungi hak kedua-dua pihak, dan merupakan bukti sah hubungan kerja yang terjalin. Bagi pegawai sumber manusia (HR), memastikan surat lantikan kerja lengkap dan mematuhi undang-undang adalah langkah utama dalam proses pengambilan pekerja. Berikut adalah panduan menyeluruh mengenai perkara penting yang perlu dimasukkan dalam surat lantikan kerja.

1. Maklumat Syarikat

Mulakan surat lantikan dengan maklumat rasmi syarikat, termasuk:

• Nama Syarikat: Nyatakan nama syarikat dengan jelas.
• Logo dan Alamat Syarikat: Sertakan logo dan alamat pejabat utama bagi menjadikan surat lebih profesional.
• Maklumat Perhubungan: Alamat e-mel dan nombor telefon syarikat sebagai rujukan untuk calon jika ada sebarang pertanyaan.

Menyediakan maklumat lengkap ini membina kredibiliti syarikat dan membantu calon mengenal pasti kesahihan tawaran kerja.

2. Maklumat Penerima

Masukkan butiran calon yang bakal dilantik, iaitu:

• Nama Penuh: Pastikan nama calon sama seperti yang tertera di kad pengenalan untuk mengelakkan sebarang kesilapan.
• Nombor Kad Pengenalan: Ini penting untuk mengesahkan identiti calon.
• Alamat Surat-menyurat: Gunakan alamat yang diberikan oleh calon bagi tujuan surat-menyurat rasmi.

3. Butiran Jawatan yang Ditawarkan

Nyatakan jawatan yang ditawarkan secara spesifik, termasuk:

• Nama Jawatan: Pastikan nama jawatan seperti yang diiklankan.
• Jabatan: Maklumkan calon mengenai jabatan atau unit tempat dia akan ditempatkan.
• Jenis Pekerjaan: Sama ada jawatan itu tetap, kontrak, atau sementara, serta tempoh kontrak jika berkenaan.
• Skop Kerja: Berikan ringkasan tanggungjawab dan tugas utama. Ini membantu calon memahami peranan yang perlu dipenuhi.

4. Tarikh Mula Kerja

Tarikh rasmi calon dijangka memulakan tugas adalah penting untuk ditetapkan:

• Tarikh Mula: Tetapkan tarikh mula kerja untuk memastikan calon dan majikan bersetuju dengan tarikh tersebut.
• Tempoh Percubaan: Nyatakan tempoh percubaan, biasanya tiga hingga enam bulan, jika ada. Tempoh ini memberikan ruang untuk menilai prestasi calon sebelum pengesahan jawatan.

5. Gaji dan Faedah Lain

Butiran gaji dan faedah adalah antara bahagian yang paling penting bagi calon. Pastikan ia disertakan dengan jelas, iaitu:

• Gaji Pokok: Nyatakan jumlah gaji pokok bulanan atau tahunan yang akan diterima.
• Elaun dan Insentif: Jika ada, nyatakan jenis elaun atau insentif yang disertakan, contohnya elaun pengangkutan, elaun telefon, atau insentif jualan.
• Faedah Tambahan: Senaraikan faedah lain seperti cuti tahunan, cuti sakit, insurans, caruman KWSP, dan SOCSO. Pastikan ia mematuhi undang-undang buruh yang berkuat kuasa.

6. Waktu Bekerja dan Lokasi Kerja

Maklumat tentang waktu dan tempat kerja juga perlu dijelaskan dalam surat lantikan:

• Waktu Bekerja: Nyatakan waktu bekerja rasmi, termasuk tempoh rehat atau syarat lain seperti bekerja pada hujung minggu, jika perlu.
• Lokasi Kerja: Tentukan lokasi kerja supaya calon tahu di mana mereka akan ditempatkan.

7. Terma Penamatan

Terma penamatan kontrak perlu dinyatakan bagi mengelakkan kekeliruan di masa hadapan. Sertakan:

• Syarat Penamatan: Nyatakan syarat-syarat di mana kedua-dua pihak boleh menamatkan perjanjian, seperti keperluan notis atau syarat penamatan atas sebab-sebab tertentu.
• Tempoh Notis: Nyatakan tempoh notis yang perlu diberikan oleh pekerja atau majikan untuk memberhentikan pekerjaan, contohnya satu bulan atau tiga bulan.

8. Tandatangan Persetujuan

Akhiri surat lantikan dengan ruang untuk tandatangan persetujuan oleh calon. Ini penting untuk mengesahkan bahawa calon menerima tawaran dan bersetuju dengan syarat-syarat yang ditetapkan.

• Ruang Tandatangan Majikan dan Pekerja: Pastikan surat mempunyai ruang untuk tandatangan kedua-dua pihak.
• Tarikh Tandatangan: Tetapkan tarikh apabila calon menandatangani surat lantikan sebagai bukti penerimaan tawaran.

9. Lampiran Tambahan (Jika Ada)

• Jika syarikat mempunyai polisi syarikat, kod etika, atau sebarang peraturan dalaman yang perlu dipatuhi oleh pekerja, sertakan lampiran sebagai rujukan tambahan.

Contoh Format Ringkas Surat Lantikan

Di bawah ialah contoh ringkas format surat lantikan:

---

[Logo Syarikat]

[Nama Syarikat]
[Alamat Syarikat]
[Maklumat Perhubungan]

[Tarikh Surat Dikeluarkan]

[Nama Penuh Penerima]
[Nombor Kad Pengenalan]
[Alamat Surat-menyurat]

Subjek: Tawaran Lantikan Jawatan sebagai [Nama Jawatan]

Salam Sejahtera,

Kami dengan sukacita ingin menawarkan anda jawatan [Nama Jawatan] di [Nama Jabatan], dengan syarat dan terma yang berikut:

1. Tarikh Mula Kerja: [Tarikh mula]
2. Gaji Pokok: [RM___] sebulan
3. Faedah: Cuti tahunan, insurans kesihatan, dan sebagainya.
4. Tempoh Percubaan: [Tempoh percubaan jika ada]
5. Syarat Penamatan: Notis [X bulan] diperlukan.

Sekiranya anda menerima tawaran ini, sila tandatangani di bawah sebagai tanda persetujuan. Terima kasih dan tahniah di atas pelantikan ini.

_____________________________
Tandatangan Calon

_____________________________
Tandatangan Majikan

---

Kesimpulan

Menyediakan surat lantikan kerja yang lengkap, jelas, dan profesional adalah tanggungjawab penting bagi HR. Dokumen ini bukan sahaja mengesahkan lantikan pekerja tetapi juga berfungsi sebagai rujukan bagi sebarang perkara yang berkaitan dengan pekerjaan. Pastikan setiap elemen di atas dimasukkan dalam surat lantikan bagi menjamin kejelasan dan mengelakkan sebarang kekeliruan di masa hadapan. Bagi HR yang ingin memperbaiki surat lantikan sedia ada, sentiasa periksa dan kemas kini format ini mengikut perubahan undang-undang buruh dan polisi syarikat.

Dengan panduan ini, HR dapat memastikan bahawa surat lantikan bukan sekadar formaliti, tetapi dokumen yang mengukuhkan hubungan kerja secara profesional.